Fie că dorești să începi o afacere, să te extinzi în alte domenii, sau vrei să treci de la o formă nejuridică de organizare (PFA/II/IF etc.) la SRL, înființarea unei noi firme implică niște pași importanți.

Totul pornește de la un nume. Fie că reprezintă un concept, un domeniu, o înșiruire de litere ca inițiale ale unor nume, sau este o denumire compusă dintr-o denumire existentă plus o adăugire pentru diferențiere, numele va fi identitatea oficială a firmei, ca persoană juridică, în toate actele în legătură cu aceasta, fie că sunt facturi, contracte, oferte, etc.

Deși numele are o importanță mare, și unii vor dori să și-l personalizeze cât mai mult, să fie unic și special, trebuie totuși avut în vedere să nu se dea un nume prea complex sau lung, care poate să creeze dificultăți în folosirea lui, ex: diacritice sau simboluri nu pot fi folosite în anumite contexte, inclusiv în ceea ce privește tranzacțiile bancare, iar dictarea numelui va fi îngreunată de complexitatea lui.

Un al doilea pas important este componența, respectiv asocierea în firmă și administrarea ei.
Multe persoane ar considera că este suficient ca ei să fi asociat unic și administrator, dar sunt destule situații în care este avantajos sau chiar recomandat să fie adăugat un al doilea administrator, și, în funcție de specificul activității, și unul sau mai mulți asociați. Toate aceste aspecte trebuie discutate mai pe larg pentru a stabili soluția care se potrivește fiecărei situații, însă merită ținut cont de principiul „niciun om nu este o insulă”, iar anumite alegeri diferite pot avea beneficii fiscale sau legale față de configurația simplă cu un asociat unic și administrator.

Păstrând ordinea dintr-un Act constitutiv al unei firme, urmează a se stabili sediul social (și după caz, unul sau mai multe sedii secundare / puncte de lucru).
Pentru mulți, sediul social, care adesea este fără activitate, este privit ca o simplă adresă de corespondență, o locație scrisă pe actele firmei, dar fără prea mare importanță. Da, în această eră electronică, în care mult mai repede se trimite un e-mail decât o scrisoare, adresa fizică nu mai are aceeași importanță în relaționarea dintre persoane, în transmiterea actelor sau în comunicări oficiale, însă trimiterea fizică a actelor nu a fost complet eliminată (mai ales când este vorba despre comunicări judiciare - instanță, executare etc.).

În plus, sunt și anumite aspecte corelate cu specificul activității, impozitarea, respectiv deducerea cheltuielilor de care trebuie ținut cont. În timp ce un sediu fără activitate în baza unui Contract de comodat nu implică nicio sarcină fiscală sau legală pentru proprietar, atât din perspectiva achitării de taxe / impozite, cât și ca obligații declarative, odată ce se declară o activitate, aceste lucruri se schimbă.
În funcție de caz, anumite activități nu pot, prin specificul lor, fi declarate ca desfășurându-se în afara sediului / la terți, dar sunt multe situații în care se potrivește mai bine să fie stabilite puncte de lucru în acest sens, în loc de a fi declarată activitatea la sediul social, mai ales când acele spații nu sunt deținute în proprietatea proprie sau a unei persoane apropiate.

Un ultim aspect pe care îl menționăm aici este corelat cu activitățile desfășurate. În urma modificării legii și procedurilor Registrului Comerțului, nu se permite, așa cum a fost pe vremuri, ca un Act constitutiv să conțină toate codurile CAEN posibile, și să se autorizeze, adică să se „activeze” doar câteva dintre ele. Acum, fiecare activitate din Actul constitutiv trebuie și declarată un urmează a se presta, iar unele activități au cerințe legale diferite, mai restrictive, pot impune anumite specializări sau pot fi chair interzise a se înregistra și presta în domeniul privat.

Nu intrăm aici în detalii privind actele și tipizatele concrete care sunt necesare, întrucât unul dintre lucrurile pe care le-am auzit cel mai des de la clienții noștri este: „Nu vreau să aud de acte, tipizate sau dosare. Doar zi-mi unde să semnez și când sunt gata actele.” Noi ne considerăm responsabilizați de încrederea oamenilor în noi, pe de o parte dorind să ne asigurăm că fiecare act este făcut și semnat în deplină cunoștință de cauză, iar pe de altă parte, căutând eficientizarea timpului și micșorarea deplasărilor inutile ale oamenilor.